关于学术研讨会管理的思考

时间:2019-02-11 23:40:01 来源:重庆时时彩网投平台 作者:匿名


关于学术研讨会管理的思考

作者:未知

摘要:通过对学术研讨会管理中存在的问题的分析,提出改进研讨会的管理,包括澄清会议管理的组织结构,精细化会议的管理方法和流程,以及对会议标准化的一些建议。支出项目和标准。

关键词:?W研讨会,会议组织,会议,会议管理

中图分类号:C27文献标识码:A

学术研讨会通常是指特定领域或特定主题中相关人员专门参与研究和讨论的交流会。由于学术研讨会的特殊性,它们通常围绕一类或几类高度专业化的主题展开,其受众通常是行业内的专业人士。会议规模通常在50至200人之间。在具体问题上分享和讨论。目标是实现研究方法或学术概念的交流,有些案例也通过审议形成必要的决策。

学术研讨会是学术交流的重要场所。以国家红会举办的学术研讨会为例。据统计,2014 - 2016年国内学术会议共有13,708个,年会数量不断增加。与此同时,参与规模同时增加。 2014年,全国学术研讨会参加了约100万人,到2016年已增加到127万人。面对参会人数,学术会议数量等问题,如何提高会议管理效率,明确“精简会议活动,改进会议风格”的指导思想。中央《关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》在此前提下,我们将控制会议成本,提高会议效率,组织多层次,多学科,多视角的学术研讨会,充分发挥会议的专业性和开放性,有效激发创新思路,促进各科研领域的交流与合作。在培养后备人才方面做出了重要贡献。如何查找会议问题,总结经验,提出改进措施,优化管理流程是会议管理层共同讨论的重要课题。

1学术研讨会管理中存在的问题通过近年来的经验和总结,参加大量的学术研讨会,研究其他相关资料,简单列举了一些重要的现象和常见问题。

1.1总体数量逐年增加,但品牌会议的影响力和权威性并不显着。

某些系列会议的主题选择不好或形式的连续性不强,难以持续保持,并且形成会议品牌的可能性更小。过去,由于参与群体的放松,参与者的水平下降,参与者的陈规定型观念以及缺乏结果,行业中的主导作用逐渐减弱。这些既不好也不流行的研讨会,不与时俱进,改革得当,迅速提高自身水平,建立国内和国际影响力,不能给参与者提供丰富有益的营养信息,难以继续和携带向前。

1.2会议管理技能不足,组织的规划和标准对会??议效果的影响

在确定主题时,研讨会的组织者没有充分沟通。可能存在不明确的问题,在讨论过程中容易出现分歧,会议效率低下。如果论文的主题有偏见或过于宽泛,则可能直接导致参与不足或过度。会议计划准备不充分,现场突发事件频繁,甚至难以及时处理,无法给与会者带来专业经验,这将直接影响会议气氛。会议的后续工作没有得到很好的跟踪,待办事项没有得到及时处理。无法概括或利用会议的结果。在某种程度上,这是浪费会议的运营成本。

1.3需要改进支出的细化程度,隐藏的财务漏洞和审计风险

2016年6月29日,财政部,国家机关管理局,中共中央政府局发布了《中央和国家机关会议费管理办法》。《办法》分一般,会议分类和批准,会议费用范围,标准和报销支付,会议费宣传和年度报告制度,管理责任,监督检查和问责制,提供会议各方面的指导意见,一般学术研讨会受相关要求的约束。

由于研讨会费用,包括参加费,差旅费,会议补贴费,食宿费,杂费等,在初步预算计划之外的会场还可以有临时支出项目。如果会议费用存在违规行为,如违反国家会议费管理办法,不符合单位会议支出要求,未能实施上级社会会议管理的指导原则,可能导致多次高级审计,检查和整改等风险类型。2改进研讨会管理的建议

从组织结构,管理方法和支出三个方面入手,提前规划和准备,以避免或解决上述问题。组织结构是根本的。研讨会的核心指导思想和活动形式需要得到相对稳定和完整的组织的确认。管理方法就是手段。研讨会从始至终都有固定和明确的过程控制。为了规范和有序;支出为红线,合理充足的资金是会议的基本保障,不规范的支出可能导致会议符合法律法规。

2.1定义会议管理组织结构

研讨会的组织结构通常由两个主要部分组成:学术委员会和组委会。它有一系列连续的学术研讨会,并且通常会增加一个管理办公室来处理研讨会的日常事务。在正式筹备会议之前建立一个结构完整,人员合理,分工明确的委员会,将极大地有利于本次活动的组织。

学术委员会负责规划和监督活动。会员应具有一定的学术地位和组织能力,席位和候选人应由会议合作单位选出。学术委员会应按照协商一致的原则开展工作,并可在必要时通过表决决定事项。还配备了学术委员会秘书,可以成为委员会的成员。学术委员会的具体职责包括:组建一个相对正常的学术委员会,代表研究领域的利益;审议召开会议并提出改进措施以提高会议水平;召开学术委员会会议讨论并商定下一个组织者,讨论主题和初步制定时间和地点;讨论并批准增加学术委员会成员和合作单位的申请;协助筹备会议主题,文件审查和特别报告邀请;协助任命组委会的其他职位。

组委会的工作更加具体到会议的每个方面。研讨会的组织者将在确认合同后尽快组织,包括委员会主席,成员和秘书,以及名誉主席和副主席。候选人由实际的会议持有需求决定。一般工作包括:制定会议计划,包括时间,地点,规模,组织形式,时间表等;筹集资金,确定参与者,实施会场和设施,以及住宿和交通。收集论文和组织专家评审文件,组织和形成会议资料;会议结束后,完成会议记录或摘要报告,综合简报和其他材料,以及提交和提交相关会议结果。管理办公室是学术委员会的一部分,通过一系列会议的标准化管理促进系列研讨会的健康和可持续发展。具体职责包括:负责研讨会系列的编制规划,报告和信息发布,负责制定相应的会议章程;负责会议网站的建立和维护;负责会议品牌推广和文化建设的统一规划;负责筹集长期稳定的会议资金,建立和管理会议资金;承担学术委员会会议秘书的职责;负责接受会议申请,并负责向会议学术委员会提交报告;协助会议的宣布,批准,组织和监督,指导研讨会的全过程;承接新会员单位的申请;负责会议的管理;负责法律,社会责任,公共关系和与会议有关的其他事项;完成学术委员会指定的其他事项。2.2精细化的会议管理方法和流程

从召开到成功结束学术研讨会,有必要在规划阶段逐一确认要素,并根据“决定论”和“不确定性”提前组织研讨会,以提取相对稳定和重复的特征。可以进行标准化管理,以提高活动的确定性和效率。面对不确定因素,尽可能建立一定的投入产出关系,预先预测各种意外或潜在活动对会议的可能影响和对策,削弱“不确定性”特征,提高“不确定性”因素。肯定。

2.3标准化会议支出项目和标准

研讨会的主要内容包括收入管理,会议支出范围,标准和会议基金管理。参照国家会议费用和财务管理办法,有必要在会议单位内设立与会议有关的内部控制,包括:建立相应的会议审批制度和采购管理制度;改善与讨论有关的金融体系;建立会议备案系统,会议结果,后续问题,跟踪如果追查,可以很好地记录。通过研究和总结,会议费用应严格消除以下问题。

首先,会议酒店不符合要求或资格,或超出酒店星级。酒店选择尽可能进行现场检查,并采用招标价格法确定会议要求。

第二,会议期间的费用超标,不符合各国和各单位费用的详细标准。根据会议流程,支出内容和支出预算完全列出。可能还需要包括一些可能存在的临时费用。会议费标准为标准,会议费用有保证。

三,会议地点是选择旅游城市或景区,甚至组织人员出行。场馆不是由党中央,国务院禁止的景区召集的。尝试选择与参与者所在地区相关的城市,并且交通便利。会议日程安排可以与会议日程安排相结合,会议结束时间不明确。会议的主题与活动无关,以防止所有旅行活动。

四,会议费用单不符合规定,批准或报销程序不完整。除了最基本的财务报销说明,如会议费发票,支出细节,协议等,会议还应包括会议申请,预算申请,会议通知,与会者名单,会议时间表,会议登录表格和会议。摘要和其他支持材料充分证明了会议费用的相关性,有效性和合规性。3结论

基于学术研讨会的现状,本文提出了学术研讨会管理中存在的一些现象和问题,并提出通过研究和总结改进研讨会的管理,包括清理会议管理的组织结构,细化会议管理。方法和过程,以及标准化。满足支出项目和标准的建议。采取有效措施,提升研讨会的组织水平,为刚刚参与会议管理的人员提供一些经验和指导。

引用:

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[3] Yara。标准管理层对“多次会议”说“不”[J]。中国石油天然气集团公司,2017(6):104-106。

[4]杨萌。关于规范国有企业会费管理的思考[J]。税收,2017(4):66。

[5]张晓彤。高效的会议管理技巧[M]。北京:北京大学出版社,2004。